Organizar un evento es de esas cosas que en un primer momento pueden parecer muy divertidas, pero que cuando te pones a ello te das cuenta de todo el trabajo que conlleva, tiempo de inversión y conocimiento que se requiere.
Planificar todo de manera minuciosa y perfecta es un reto, mil y una tareas, problemas y soluciones… si realmente quieres que tu evento sea todo un éxito y no morir en el intento, lo mejor es que cuentes con un Event Planner como ya hacen la mayoría de personas que tienen que organizar un evento.
¿Qué es un event planner?
De un coordinador de fiestas experto en decoración, a una persona especializada de las relaciones públicas, pasando por el marketing, la comunicación, producción y planificación. Pero ¿qué significa entonces event planner? “Event Planner” es un anglicismo que podemos traducir como Organizador de eventos.
Es la persona que se entrega en cuerpo y alma para que los eventos no solo alcancen los objetivos planteados sino que logren el mayor éxito posible. Este trabajo abarca desde actividades con muchísimo ruido mediático hasta otras de tipo más personal.
En el fondo, la figura del event planner siempre estará para asegurar que cualquier pequeño detalle o Plan B quede cubierto, solventar cualquier problema que pueda surgir y debe tener las respuestas a todas las dudas con respecto al evento.
Normalmente cuenta con un equipo especializado en cada materia para delegar las acciones más específicas y el organizador de eventos asume un rol más estratégico.
Funciones de un Event Planner
En ChinChin & Confetti creemos que el evento es el vehículo hacia el objetivo o la finalidad que se quiere alcanzar, y no la finalidad en sí. Es decir, creemos que la organización de eventos hace referencia al conjunto de acciones que se planifican y se desarrollan para, a través de la celebración de un acontecimiento, conseguir un objetivo específico.
Por ejemplo; en un evento de lanzamiento de un nuevo producto, el objetivo final es dar a conocer el producto y aumentar las compras del mismo, no realizar el evento. El evento es sólo una acción más para alcanzar un objetivo final.
Con ese objetivo en mente, podríamos englobar las funciones de un event planner en las siguientes:
- Planificación del evento
- Diseño del evento
- Producción del evento
- Plan de comunicación
- Análisis del evento
Tipos de eventos que organiza un Event Planner
Centrándonos en los distintos tipos de eventos que existen, podemos diferenciar entre eventos personales o sociales y eventos corporativos o empresariales, y por otra parte eventos de mayor envergadura como pueden ser los eventos culturales, oficiales o políticos;
Eventos sociales
- BBC (Bodas, bautizos y comuniones)
- Cumpleaños, aniversarios, celebraciones y fiestas familiares
- Funerales
Eventos corporativos
- Presentación o lanzamiento de producto
- Cena de empresa o de gala
- Aniversarios e inauguraciones
- Ferias, conferencias y congresos
- Viaje de negocios
- Fiestas promocionales
Eventos culturales
- Conciertos y festivales
- Congresos, ferias y exposiciones
- Torneos, campeonatos, competiciones y encuentros deportivos
- Desfiles
- Concursos, certámenes y entregas de premios
- Festividades
- Fiestas benéficas
Eventos políticos y oficiales
- Debates
- Recepciones diplomáticas
- Presentación y cierre de campaña
- Reconocimientos, homenajes y actos conmemorativos
- Conferencias de prensa
- Actos institucionales
Ahora que conoces que es un event planner ¿Estás dispuesto a llevar tu evento a otro nivel? Habla con nosotros y resolvemos todas tus dudas.
