A la hora de organizar un evento solemos tener en cuenta algunas ideas básicas que no pueden fallar, pero pocas veces pensamos en esas cosas que nunca deberíamos hacer.
Sea cual sea el tipo de evento es necesaria mucha dedicación, una buena planificación y estar muy atento a todos los detalles. Pero lo cierto es que a veces las cosas se complican y se comenten errores que pueden tirar por tierra el trabajo de meses.
Como expertos en organización de eventos, en ChinChin & Confetti hemos analizado las meteduras de pata más frecuentes que se cometen cuando se planifica un evento para que los tengas en cuenta y los puedas evitar.
1. No establecer objetivos
¿Por qué y para qué se organiza un evento? es fundamental que tengas claro cuáles son los objetivos y qué quieres conseguir con tu evento.
Una vez tengas clara la meta que quieres alcanzar con tu evento, puedes definir qué formato se ajusta mejor a tus necesidades y comenzar a trabajar sobre una base clara.
Tener los objetivos definidos te ayudará a la hora de pensar en la ubicación, decoración, duración… y cada una de las tareas que conlleva la organización de un evento.
2. No planificar tareas y fechas
La planificación es la columna vertebral de tu evento y posiblemente el factor que garantice su éxito. Por ello, es importante que inviertas tiempo en ello y no caigas en la improvisación pues te generará muchos problemas.
Crea un planning que detalle cada tarea, responsable de su ejecución y la fecha en la que debe estar terminada. Hay que ser consciente que en la organización de un evento entran en juego muchas personas y la comunicación y la coordinación del equipo son esenciales.
Lo mismo ocurre con el día de la celebración, si no quieres que tu evento sea un fracaso de asistencia, ten en cuenta los festivos nacionales y locales, puentes, periodos vacacionales, u otro evento importante que reste protagonismo al tuyo (fútbol, conciertos, manifestaciones…)
Además, es imprescindible que comuniques tu evento con tiempo para que los interesados puedan planificarse para asistir.
3. No pases por alto el presupuesto
Cuando comienzas a organizar un evento, es normal que se te ocurran muchas ideas y que pienses que sería genial tal acción o esta actividad. Pero lo normal es que tengas un presupuesto cerrado y en la mayoría de los casos, ajustado.
Céntrate en las cosas importantes y en la medida de lo posible trata de no cobrar por los servicios extra; wifi, parking, guardarropa, café… Si tu evento incluye una entrada general o cuota de inscripción es mejor que lo incluyas en el precio total del evento.
Si tu presupuesto es limitado, o no incluye entrada es mejor organizar un evento donde no se ofrezcan dichos servicios, que ofrecerlos de pago. Resulta muy molesto para los asistentes tener que pagar por cada uno de ellos.
4. No cuidar a lo invitados
Los invitados son el centro de tu evento, y debes prestarles toda tu atención. El egocentrismo es algo que no suele gustar. Está claro que es tu evento y tienes que hablar de ti, pero trata de entremezclar tu información propia con noticias de terceros.
Si vas a ofrecer comida pregunta por sus necesidades alimenticias y/o sus intolerancias. Seguramente que entre las personas que acudan a tu evento habrá personas con restricciones alimentarias por temas de salud, o personas vegetarianas, por ello es bueno que tu cóctel tenga variedad de alimentos, incluso si se trata de una comida temática.
Pregunta si van a necesitar equipamiento especial para acceder al recinto… y todo aquello que se te ocurra para adecuar al máximo el evento a las exigencias de los invitados.
5. No hacer un análisis de resultados
Otra de las cosas que no debes hacer a la hora de organizar un evento es dejarlo morir una vez finalice, es decir, no hacer un seguimiento posterior.
Es hora de comprobar si has alcanzado los objetivos que te habías marcado al inicio, elaborar un informe detallado con las conclusiones, analizar puntos de mejora, y tenerlos en cuenta para próximos eventos.
También es muy importante que dediques recursos a agradecer y conocer el grado de satisfacción de los asistentes al evento a través de comunicaciones directas con ellos y de esta manera retroalimentar tus redes sociales.
Vivimos en la era de la tecnología, los asistentes habrán compartido sus fotografías en sus perfiles sociales por lo que es muy importante que no olvides de escoger un buen hashtag para tu evento. Asegurate de que esté visible durante todo el proceso, desde la invitación o comunicaciones hasta en el propio espacio del evento, así como en la página web, para que los invitados puedan usarlo y seguir comentando o compartiendo.
Como ves, la organización de un evento no es nada sencilla, estos son solo 5 puntos dentro de una gran lista casi infinita de cosas a tener en cuenta en tus eventos, por ello, lo más importante es contar con un equipo organizador competente y profesional para que un evento sea un éxito total.
Tenlo claro, tu evento se resentirá si cuentas con un equipo desorganizado, desinformado y sin sus funciones claras. ¿Necesitas una mano en la organización de tu evento? En ChinChin & Confetti contamos con el mejor equipo de expertos y profesionales en el sector event planner y planificación de eventos. Te ayudamos tanto si empiezas de cero sin ni siquiera fecha o lugar, como si lo tienes todo preparado para ese día y solo quieres dedicarte a disfrutar.
